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档案管理系统使用方法

2009年04月01日 10:45 管理员 点击:[]

1、通过网页访问“南大之星”档案管理系统,地址是:http://dagl.ctbu.edu.cn/,用户名是各位档案管理人员的职工号。

2、修改密码,进入“系统设置”。

3、录入信息,只能在自己部门的档案表中录入,首先点击“档案管理”,点一下本部门的档案表,→“添加文件”→选择类目→目录1、目录2、目录3→关闭→全宗号为CTBU→归档日期是系统默认的录入日期→密级请选择“内部”若有需要保密的文件材料可以根据需要选择→实体分类号不用填→案卷号、卷号统一为1点00几,只改动后面的几就行了→保管期限选“长期”→责任者填红头文件上的单位,多个单位的填第一个单位,学校形成的和本部门形成的材料统一填重庆工商大学→文号和正题名要填写完整,不能减字少字→主题词不需要自己录入→文件形成时间(就是盖章的地方的日期)→页数按照以前的要求编写页码,每一份文件从1开始,在这个位置填写该份文件材料的总页数→添加。

4、电子文件上传:点“全文”→电子文件上传→若不能上传需要安装“PDF阅读器”和“电子文件上传手工插件”→若还不能上传,需安装ActiveX控件,安装之前点击IE浏览器的工具栏→Internet选项→安全→自定义级别→把ActiveX项下的禁用都改为启用→上传后的文件需要进行PDF转换,转换的时间可能比较长,请耐心等待一下。

5、打印目录先选定所要打印的条目,打上√,→点下面的“队列打印”→点“打印结果”→“归档文件目录”→仅打印打印队列中的文件→Excel打印。下一次打印前要先点上面的“打印队列”,清空打印队列,不然打印出来的还是上次打印队列中的信息。

6、查询档案,可以进入“综合查询”,输入要查询档案的关键词,再点“选择所要查询的档案表”→全选,再搜索就行了。如果是只查自己部门录入的信息,可以在表内查询,把自己部门的表点开,在表内查询处输入关键字。

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