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重庆工商大学基本建设类档案管理办法

2006年10月25日 09:37 管理员 点击:[]

第一条 为了提高基本建设档案(以下简称基建档案)工作的质量和管理水平,充分发挥基建档案在工程建设、使用管理、工程维护和改扩建中的作用,根据国家档案局、国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》,制定本办法。

第二条 凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等,均属基建类档案。

第三条 基建档案必须实行集中统一管理的原则,确保档案完整、准确、系统、安全和有效利用。基建档案工作要纳入到全校基建规划、计划中,做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要提交整套合格的竣工图的验收同步进行。

第四条 基建主管部门要有一名处级领导分管档案工作,并配备一名兼职档案人员负责学校基本建设项目基建档案的收集、整理、立卷、归档工作,并把其工作纳入岗位职责中。

第五条 归档的基建档案必须对学校当前与长远具有参考价值和凭证作用;必须反映基建管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,与实物完全一致并具有成套性。

第六条 归档范围:归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、基建预算、概算、决算、器材管理等方面。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的档案,特别是包括竣工图在内的全套图纸。具体范围见《重庆工商大学基本建设类档案归档范围和保管期限表》。

第七条 基建档案的归档流程:

一、形成积累

(一)基建部门接到基建项目后,在布置工作计划的同时布置形成积累基建档案的任务,要做到责任到人。

(二)基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建档案,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学校基建处提交完整、准确、系统的基建档案。基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建档案,交学校基建处汇总、整理。上述内容应写入项目合同条款,否则校长办公室不予加盖学校印章。

(三)学校档案部门应随时了解大型基建项目主要的工程进度,督促、指导兼职档案员及工程技术人员做好基建档案的积累工作。

(四)基建处应严格执行基建档案的审签制度,明确职责,把好基建档案形成的质量关。要检查设计、施工单位基建档案的编号是否统一,要与它所反映的对象一致,能揭示其性质与特征。

(五)使用基建档案过程中不允许随便更改。如有更改,必须填写变更通知单,并履行批准手续。归档的基建档案格式要统一,字迹工整,图像清晰;归档的底图,格式须按国家制图标准绘制完成;归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。

(六)工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定,做好施工记录、交工验收记录和签证等,编制好竣工图。

(七)学校基建处要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

二、整理组卷

(一)基建项目结束后,基建处兼职档案员组织本项目形成的基建档案整理组卷工作。

(二)对于基建档案,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。文字材料的排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。图纸按图的类别序号排列:地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、电气施工图、暖通施工图、变更图。

(三)基建档案采用卷皮、卷盒方式保管。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格,底图采用卷筒或平放

三、归档验收

(一)学校档案馆工作人员应是工程验收小组成员,会同学校基建处负责基建档案的验收工作。基建项目在验收前,档案馆应对准备归档的基建档案进行预验收,并和基建处共同出具验收证明。

(二)学校基建处对于基建档案负责归档,施工方未完成归档的不予工程决算,不支付尾款。

(三)基建项目在验收后三个月内归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的档案,并在基建档案归档说明书上签署意见。基建档案移交应填写基建档案移交目录,一式两份,连同案卷经档案馆清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,各执一份存查。

第八条 基建档案归档后,在改建、维修中所产生的基建档案,基建处应随时整理,向档案部门补充归档。对已归档的基建档案需要更改时,需要基建处负责人同意,填写更改审查清单。未经批准,严禁更改已归档的任何基建档案。

第九条 档案部门对补充归档的基建档案应及时整理编目。归档材料不多的,可归入相关案卷内并填写卷内目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目。

第十条 本办法自发布之日起执行。

附件:重庆工商大学基本建设类档案归档范围和保管期限表

重庆工商大学基本建设类档案归档范围和保管期限表

序号

归档内容

保管期限

管理综合

1

上级有关基建工作的文件

长期

2

基建工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

基建工作计划、总结、请示、报告及批复

永久

4

基建工作总体规划、简报

永久

5

基建工作统计报表

永久

6

基建工程财务预、决算

长期

7

全校总体规划、设计总体平面图

永久

基建综合(前期资料)

1

工程正、侧面照片和概况

永久

2

基坑、基础有关照片

永久

3

建设项目可行性研究报告

永久

4

设计任务书、计划任务书

永久

5

工程红线图;拆迁、补偿协议书

永久

6

工程报批图

永久

7

工程建设申请报告

永久

8

工程建设审批文件

永久

9

环保审批文件

永久

10

消防审批文件

永久

11

建筑许可执照

永久

12

施工许可执照

永久

13

规划许可证、规划审批单

永久

14

工程招标、投标文件

长期

15

工程设计资料(合同)

永久

16

工程地质勘察资料(合同);水文、气象、地震等其它基础设计材料

永久

17

施工任务通知书(开工通知)

长期

18

承包合同、协议书

永久

19

工程质量证明(质检站)

永久

20

工程预算(概算)

长期

21

工程结算

永久

22

水、电、气管道分布图

永久

基建施工

1

施工图纸会审记录

长期

2

施工组织设计

长期

3

开工报告

长期

4

技术交底、技术核定

长期

5

设计变更

永久

6

钢材合格证、试验报告

长期

7

焊条合格证、焊接试验报告

长期

8

水泥合格证、试验报告

长期

9

砌材合格证、试验报告

长期

10

构件合格证

长期

11

防水材料合格证、试验报告

长期

12

水电设备、材料合格证、功能试验报告

长期

13

混凝土试块试验报告

长期

14

砂浆试块试验报告

长期

15

土壤试验、打桩报告

永久

16

地基验槽记录

永久

17

地基隐蔽工程施工、验收记录

永久

18

各层隐蔽施工、验收记录

永久

19

结构吊装、验收记录

永久

20

分部、分项工程质量评定

永久

21

质量事故、缺陷处理意见

永久

22

定位、沉陷、位移、变形测量结果

永久

23

交工、竣工验收证明

永久

24

施工总结、技术总结

永久

25

施工日记

长期

26

竣工总平面图

永久

27

基础竣工图

永久

28

地下室竣工图

永久

29

建筑竣工图、结构竣工图

永久

30

供水竣工图、供电竣工图

永久

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